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2017年6月21日上午，教师发展中心在教八301机房成功举办助教“Excel基础应用—数据分析”讲座，教育学部马昊天担任主讲人，来自21个院系的77名助教参与了本次活动。

本次讲座内容从“数据输入”、“数据清理”、“数据抽取”与“数据分析”四个部分展开。主讲人开场将“使用Excel”与“使用自行车”进行类比，指出，Excel作为数据处理工具，如果使用不当，很有可能成为办公中的累赘。

第一，数据输入。数据输入是Excel最常用的功能。在这一部分中，主讲人讲解并演示了数据输入的必备技巧。

技巧一为如何处理单元格中“以科学计数法的形式”出现的数据，如身份证号码与学号。数据输入时，有三种方式可将单元格中的数据设置为文本格式：（1）选中数据所在列，在开始选项卡下的“单元格格式”中下拉菜单中选择“文本”。（2）巧用“分列”，将输入的数据转换为文本型：点击“数据”—“分列”，弹出分列向导；点击“下一步”—“下一步”，跳转到“第三步”；选择“文本”后单击完成；（3）设置单元格格式：“开始”选项卡下单击“数字”右下角按钮，选择“自定义”—“0”的模式即可。

技巧二为利用数据验证控制录入信息的正确性。例如在性别列中进行数据验证：选中性别列， “数据”选项卡下单击 “数据验证”按钮，验证条件“允许”下拉菜单中选择“序列”，并“来源”中输入“男,女”（变量间需用英文“,”隔开）。

第二，数据清理。主讲人采用了“实战演练”的方式，为在场助教提供了相应的Excel素材，引导大家边学边练。数据清理时，可利用“筛选”功能处理单元格内数据的错误项，如身份证号码和手机号码。针对身份证号码的错误项，可以采取如下方式：单击“身份证号”列的“筛选”按钮，下拉选择“文本筛选”---“结尾是”，输入“000”，即可找到出现错误的身份证号码。针对手机号码的错误项，修正方式如下：选中“电话号码”列，“数据”选项卡下单击“数据验证”按钮，选择“设置”—“整数”—介于“10000000000”到“20000000000”，设置后单击“圈释无效值”即可找出错误。另外，主讲人还提到了规范单元格日期的方法：“数据”选项卡下点击“分列”，在“列数据格式”中选择“日期”。 

第三，数据抽取。主讲人对数据的合并、拆分及连接进行了详细的演示操作。“数据合并”时要注意：粘贴对应单元格时，勾选“选择性粘贴”中的“跳过空单元”。“数据拆分”时，需先插入新列，再选中要被拆分的列，单击“数据”选项卡下的“分列”按钮，选择“固定宽度”后在指定位置打好标记即可。“数据连接”是指将两个工作表中的内容进行连接，其中主要运用到VLOOKUP函数。该函数的语法规则为=VLOOKUP(查找目标，查找范围，返回值的列数，精确或模糊查找)。

第四，数据分析。主讲人主要介绍了两个数据分析技巧：成绩求和公式和数据透视表。1.如何按2:3:2:3的权重求和平时成绩：（1）在数据表最上方插入辅助行，在L1：O1分别输入0.2,0.3,0.2,0.3；（2）在P2单元格输入“平时成绩”，在P3单元格输入“SUMPRODUCT($M$1：$P$1,表1[@[成绩1]：[成绩4]]”。提交成绩时，需对公式“复制”，“选择性粘贴”为数值，并删除辅助行。2.如何利用数据透视表快速进行数据分类汇总（以院系人数和性别统计为例）：（1）将光标定位在学生成绩表中的任意单元格，“插入”选下卡下单击“数据透视表”；（2）将“院系”（或“性别”）拖至右侧的“行标签”处，并将“姓名”拖至“值标签”处，随即表格中会出现汇总后的数据。需要注意的是，如拖至“值标签”处的数据是文本格式，则默认为计数；如是数字格式，则默认为求和。可选择“值标签”中的下拉箭头，更改统计方式。

讲座过程中，主讲人细致讲了Excel的每一个操作步骤，助教李鸽同学全程辅助参与活动的同学掌握Excel操作方法。活动结束后，大家纷纷表示收获颇丰，学会了Excel的实用技巧，对自身工作能力的提高有很大帮助。